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A Ata é essencial para documentação das deliberações da reunião-Por Sâmara Martins*-

As reuniões estão presentes no ambiente corporativo, acadêmico e doméstico. E em qualquer que seja o local a reunião precisa  ser preparada, pois uma reunião mal planejada ou conduzida perde a sua eficácia. Os passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e até óbvios, mas muitas vezes ignorados. Veja algumas dicas para realizar uma boa reunião:

 1-    Inicie a reunião no horário marcado, assim todos se acostumarão a chegar no horário;

2-    Explique o motivo da reunião, tenha uma pauta;

3-    Anote tudo que foi decidido ou falado em reunião;

4-    Determine ou administre um tempo para cada participatne expor suas ideias;

5-    Procure não fugir da pauta, evitando que a reunião se prolongue com discussões que pertencem a outra reunião;

6-    Intervenha quando alguém estiver falando muito ou com muita frequência, todos devem participar;

7-    Termine a reunião no horário agendado, mesmo que a pauta não tenha fechado. Se necessário agende outra reunião ou faça um acordo para prorrogar o prazo.

Para saber mais:

– Técnicas de Reunião: Como Promover Encontros Produtivos -Leonardo Ribeiro Fuerth

* Sâmara Martins é Pedagoga, Especialista em Educação a Distância, Mestre em Educação  e Assessora Educacional da Universa Escola de Gestão.

– por Sibele Godinho –

 

A organização do tempo é uma das principais ferramentas para a eficiência no trabalho, para a harmonia familiar e para o bem-estar mental. Uma mente organizada recebe, guarda, cataloga ou elimina informações de acordo com a necessidade do momento de vida que passamos, estando sempre aberta a novos aprendizados. De administradores a neurocientistas, de teólogos a astrônomos, cada um na sua ciência analisa a forma como lidamos com o tempo como um fator preponderante de sucesso e evolução.

Seguem 5 atitudes, recolhidas de vários autores que analisam a temática da organização do tempo como ferramenta para a qualidade de vida:

1. Saiba onde está e aonde quer chegar – seja na busca de uma promoção no trabalho, nos esforços de uma dieta, ou na realização de uma tarefa. Definir a meta, o caminho e o resultado esperado é o primeiro passo para otimizar o tempo. Como bem definiu o gato de Lewis Carol em Alice no país das Maravilhas, “para quem não sabe aonde ir, qualquer caminho serve”. E quem vai para qualquer caminho não chega a lugar nenhum. 

2. Priorize – Determine o que é urgente, o que é importante e o que é circunstancial reordenando tarefas e compromissos. Se fazer hora extra deixou de ser ocasional para ser um compromisso, é bem provável que você está negligenciando o que é realmente importante e destinando muito tempo ao que é circunstancial.

3. Enfrente as falhas – A capacidade do adulto aprender é proporcional a sua capacidade de reconhecer que erra e sua humildade para aprender. Ao não reconhecer falhas e defeitos gastamos tempo e energia nos justificando, quando deveríamos estar melhorando.

4. Foque – Ao realizar uma atividade concentre toda sua energia nela e conduza-a do início ao término. Ao evitar dispersões, com uma tarefa por vez, evitamos o retrabalho, permitimos que a criatividade flua e nos tornamos mais ágeis. Faça a experiência: tente realizar 4 tarefas por dia e verá que em cinco dias você resolveu 20 problemas. Se ao contrário tentar resolver os 20 problemas simultaneamente perceberá que o tempo gasto é superior a 30 dias.  Da mesma forma, quando estiver em confraternizações com família e amigos, esqueça do trabalho, concentrando sua energia para viver o momento em que se está. Isso propicia o equilíbrio integral e evita que o trabalho vá pra casa ou que questões domésticas invadam o trabalho.

5. Persista – manter a organização é um hábito que exige disciplina. Como nos ensinou Aristóteles: “Somos o que repetidamente fazemos. A excelência, portanto, não é um feito, mas um hábito”.

Referências:

Christian Barbosa – A tríade do tempo e  Você, dona do seu tempo;
Stephen Covey – Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes;
Marcio Doctors – Tempo dos Tempos;
Fernando Rey Puente – Ensaios sobre o tempo na Filosofia Antiga.

 

*Sibele Godinho é especialista em comunicação organizacional e Coordenadora de Comunicação.

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